Description

Tiện ích “Tạo và Gửi Phiếu Lương Hàng Loạt” trên Google Sheets giúp nhân viên phòng nhân sự thực hiện quy trình gửi phiếu lương hàng loạt một cách tự động và chuyên nghiệp. Tất cả được thao tác trực tiếp từ Google Sheets, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, công sức.

video hướng dẫn cài đặt và vận hành tạo phiếu lương & gửi email hàng loạt bằng Google Sheets

Tính Năng Nổi Bật

Tạo Phiếu Lương Tự Động bằng Google Docs:
- Tiện ích này cho phép tạo các phiếu lương Google Docs dựa trên dữ liệu bảng lương trong Google Sheets, tự động điền thông tin nhân viên vào từng phiếu lương riêng biệt.
Gửi Phiếu Lương qua Email Kèm Tệp Đính Kèm:
- Phiếu lương sẽ được gửi qua email đến từng nhân viên, với phiếu lương Google Docs đính kèm theo dạng tệp hoặc liên kết.

Các Bước Thiết Lập và Sử Dụng

1. Thiết Lập Bảng Dữ Liệu Bảng Lương

Thiết lập bảng lương trên Google Sheets, gồm các cột thông tin cần thiết như họ tên, mã nhân viên, bộ phận, mức lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ, và các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Thiết Lập Cấu Hình Bảng Lương

Thêm các cột sau để tiện ích có thể hoạt động chính xác:
- Cột Hình Ảnh: Để chèn ảnh nếu cần trong phiếu lương.
- Cột Link Phiếu Lương Tạo Ra: Tự động lưu đường dẫn đến phiếu lương đã tạo.
- Cột Trạng Thái Gửi Email: Cột này sẽ lưu trạng thái gửi email (đã gửi hay chưa) để dễ dàng theo dõi.

3. Tạo và Thiết Lập Mẫu Phiếu Lương Google Docs

Tạo một mẫu phiếu lương trên Google Docs, chèn các biến động để gọi dữ liệu từ Google Sheets. Cấu hình các giá trị biến động theo cú pháp {{cotA}}, {{cotB}}… để điền tự động thông tin:
- {{cotA}} sẽ gọi giá trị từ cột A của bảng lương.
- {{cotB}} sẽ gọi giá trị từ cột B, và tiếp tục tương tự cho các cột khác.
Điều này giúp bạn linh hoạt điều chỉnh phiếu lương mà không cần thay đổi mã nguồn của tiện ích.

4. Cấu Hình Email

Giống như cách thiết lập phiếu lương, bạn có thể chèn giá trị từ các cột trong nội dung email gửi đi để cá nhân hóa thông tin.
- Ví dụ: {{cotA}} gọi giá trị từ cột A, {{cotB}} gọi giá trị từ cột B…
Điều này giúp mỗi nhân viên nhận được một email chứa các thông tin liên quan đến phiếu lương của họ.

5. Thực Hiện Các Nút Bấm Tạo và Gửi Phiếu Lương

Nút Tạo Phiếu Lương Hàng Loạt: Sau khi thiết lập các cấu hình cần thiết, bạn có thể bấm nút để tiện ích tự động tạo tất cả phiếu lương Google Docs dựa trên dữ liệu trong bảng lương.
Nút Gửi Email Phiếu Lương Hàng Loạt: Sau khi tạo phiếu lương, bạn chỉ cần bấm nút gửi để gửi email phiếu lương đến từng nhân viên với liên kết hoặc tệp phiếu lương đính kèm.

Lợi Ích và Tiện Ích Khi Sử Dụng Tiện Ích Này

Tiết Kiệm Thời Gian và Công Sức: Với thao tác chỉ vài nút bấm, phòng nhân sự có thể tạo và gửi phiếu lương hàng loạt mà không cần nhập liệu thủ công từng phiếu.
Đồng Bộ và Chính Xác: Tiện ích đảm bảo phiếu lương của từng nhân viên được đồng bộ chính xác với thông tin từ bảng lương Google Sheets.
Dễ Dàng Theo Dõi: Trạng thái gửi email được cập nhật ngay trên Google Sheets, giúp phòng nhân sự quản lý và kiểm tra dễ dàng hơn.
Tùy Biến Linh Hoạt: Nhờ thiết lập mẫu phiếu lương và email với các biến động, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh nội dung phiếu lương theo yêu cầu.
Chuyên Nghiệp và Minh Bạch: Việc gửi email tự động và kèm phiếu lương giúp tăng tính chuyên nghiệp trong mắt nhân viên, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quy trình chi trả lương.

Sử dụng tiện ích này giúp cho các bộ phận làm lương và phòng nhân sự tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả công việc, và đáp ứng tốt nhu cầu quản lý lương cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Tạo và gửi phiếu lương hàng loạt bằng Google Sheets 2024