Description
Mô hình giao việc 3 cấp hoạt động thế nào?
Hệ thống mô phỏng đúng cách một tổ chức vận hành: lãnh đạo giao việc cho phòng ban, trưởng phòng chia việc cho nhân viên, kết quả được duyệt ngược lên từng cấp.
- Lãnh đạo giao việc cho phòng ban. Chọn đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn, mức ưu tiên, đính kèm văn bản. Việc mặc định giao cho trưởng phòng.
- Trưởng phòng quyết định cách xử lý. Có 3 lựa chọn: Phân công trọn việc cho 1 nhân viên, Tách việc con cho nhiều người, hoặc Tự xử lý.
- Nhân viên xử lý và báo cáo. Cập nhật tiến độ, gửi số văn bản kết quả, nội dung hoàn thành, file kết quả.
- Trưởng phòng duyệt hoặc trả lại. Khi tất cả việc con xong, hệ thống tự mở việc gốc và điền sẵn kết quả để trưởng phòng báo cáo lên lãnh đạo.
- Lãnh đạo duyệt hoàn thành. Hệ thống tự đánh giá đúng hạn hay trễ hạn dựa trên ngày hoàn thành thực tế.
Tính năng chính của Web App quản lý công việc
1️⃣ Giao việc, phân công, tách việc con: Tiến độ việc cha tự tổng hợp từ các việc con. Hạn việc con không được vượt hạn việc cha, người được giao phải thuộc đúng phòng chủ trì.
2️⃣ Luồng trạng thái chuẩn, không chọn tự do: Chưa xử lý → Đang xử lý → Chờ duyệt → Hoàn thành, hoặc Trả lại kèm lý do. Nhân viên không thể tự đánh dấu “hoàn thành”, nên số liệu đúng hạn/quá hạn luôn đáng tin.
3️⃣ Cảnh báo hạn tự động: Mỗi công việc có dải màu theo thời hạn. Việc quá hạn và việc còn ≤ 3 ngày (tùy chỉnh được) nổi lên ngay mục “Cần chú ý” ở trang tổng quan.
4️⃣ Xin gia hạn có kiểm soát: Người xử lý đề xuất hạn mới kèm lý do, người giao duyệt hoặc từ chối. Hệ thống giữ lại hạn gốc để đánh giá công bằng.
5️⃣ File đính kèm trên Google Drive: Tự sắp xếp theo năm và mã công việc. File không chia sẻ công khai, chỉ người có quyền mới tải về được. Nhân viên nhận việc phân công vẫn xem được công văn gốc.
6️⃣ Lịch sử xử lý đầy đủ: Ai giao, ai nhận, ai sửa hạn, ai trả lại, lý do gì. Mọi thao tác được ghi vào nhật ký, không sửa ngược được từ giao diện.
7️⃣ Tổng quan theo vai trò: Lãnh đạo xem tỷ lệ đúng hạn, số việc quá hạn theo từng phòng ban. Trưởng phòng xem theo từng nhân viên. Nhân viên xem việc của mình.
8️⃣ Dùng tốt trên điện thoại: Giao diện responsive, mở bằng link, không cần cài ứng dụng, không bắt buộc nhân viên phải có tài khoản Google.
Phù hợp với ai?
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có từ 3 phòng ban trở lên, muốn giám đốc nắm được tiến độ mà không phải hỏi từng người.
- Cơ quan, UBND xã/phường cần theo dõi việc lãnh đạo giao từ văn bản đến, kết luận cuộc họp.
- Trường học, trung tâm, tổ chức có mô hình ban giám hiệu → tổ trưởng → giáo viên/nhân viên.
- Đơn vị đã quen Google Sheets, muốn chuyển đổi số từng bước với chi phí thấp.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có cần tài khoản Google không?
Không. Nhân viên đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu do hệ thống cấp. Chỉ người quản trị cần tài khoản Google để triển khai.
Có dùng được trên điện thoại không?
Có. Web App tự co giãn theo màn hình, mở bằng Chrome, Safari hoặc trình duyệt trong Zalo đều được.
Có tùy chỉnh theo quy trình riêng được không?
Được. Tên phòng ban, chức danh, ngưỡng cảnh báo, danh mục nguồn giao việc và mức ưu tiên đều sửa trực tiếp trên Google Sheets. Các thay đổi sâu hơn về quy trình có thể tùy chỉnh trong mã nguồn Apps Script.
Dữ liệu có an toàn không?
Dữ liệu nằm trên Google Sheets và Google Drive của chính đơn vị. Mật khẩu không lưu dạng đọc được, mọi quyền xem/sửa/duyệt đều được kiểm tra ở phía máy chủ.
📩 Liên hệ để được demo trực tiếp và tư vấn triển khai hệ thống quản lý công việc bằng Google Sheets & Apps Script phù hợp với mô hình của bạn.
