Google Sheets là một trong những công cụ quản lý dữ liệu trực tuyến phổ biến, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật nếu không được thiết lập đúng cách. Trong bối cảnh các cuộc tấn công mạng ngày càng tinh vi, việc bảo vệ dữ liệu trên nền tảng này không chỉ là một lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Bài viết dưới đây cung cấp các biện pháp bảo mật Google Sheets theo tiêu chuẩn an toàn thông tin.
1. Hạn Chế Quyền Chia Sẻ & Kiểm Soát Truy Cập
🔹 Giảm Thiểu Nguy Cơ Từ Chia Sẻ Công Khai
Một trong những rủi ro phổ biến nhất là cấp quyền truy cập quá rộng rãi. Hãy đảm bảo rằng Google Sheets của bạn không bị chia sẻ vô tội vạ bằng cách:
- Không đặt quyền truy cập “Anyone with the link” (Bất kỳ ai có liên kết), vì điều này cho phép bất kỳ ai có đường dẫn đều có thể mở file.
- Chỉ chia sẻ với người cần thiết và phân quyền cụ thể:
- Viewer (Người xem): Chỉ có thể xem dữ liệu, không thể chỉnh sửa.
- Commenter (Người nhận xét): Có thể để lại nhận xét nhưng không sửa nội dung.
- Editor (Người chỉnh sửa): Có thể chỉnh sửa, nhưng chỉ cấp quyền này khi thực sự cần thiết.
🔹 Kiểm Tra & Gỡ Bỏ Quyền Truy Cập Không Cần Thiết
Sau một thời gian sử dụng, file có thể đã được chia sẻ với nhiều người hơn mức cần thiết. Để kiểm tra:
- Mở Google Sheets, nhấp vào “Share” (Chia sẻ).
- Xem danh sách người có quyền truy cập và loại bỏ những người không cần thiết.
- Nếu làm việc với nhóm lớn, hãy sử dụng Google Groups thay vì chia sẻ từng email riêng lẻ để kiểm soát tốt hơn.
2. Bảo Vệ Tài Khoản Google Bằng Xác Thực Hai Lớp (2FA)
Nếu tài khoản Google của bạn bị tấn công, hacker có thể truy cập tất cả các file Google Sheets bạn sở hữu. Vì vậy, hãy kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo vệ:
- Truy cập Google Account Security.
- Trong phần “Signing in to Google” (Đăng nhập vào Google), bật “2-Step Verification” (Xác minh 2 bước).
- Chọn hình thức xác thực:
- Ứng dụng Google Authenticator (đề xuất).
- Khóa bảo mật vật lý (YubiKey, Titan Key).
- Mã OTP qua SMS hoặc Email (ít an toàn hơn nhưng vẫn tốt hơn không có 2FA).
3. Bảo Vệ Nội Dung Bằng Cơ Chế Kiểm Soát Chỉnh Sửa
Để tránh bị chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu ngoài ý muốn, Google Sheets cung cấp tính năng bảo vệ trang tính.
🔹 Cách thiết lập bảo vệ dữ liệu quan trọng:
- Vào Data (Dữ liệu) > Protect sheets and ranges (Bảo vệ trang tính và phạm vi).
- Chọn vùng dữ liệu hoặc toàn bộ sheet cần khóa.
- Thiết lập quyền chỉ cho phép một số người dùng cụ thể chỉnh sửa.
🔹 Chỉ Cho Phép Nhập Dữ Liệu Theo Quy Tắc Định Sẵn
- Sử dụng tính năng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để hạn chế kiểu dữ liệu được nhập vào Google Sheets, tránh lỗi sai hoặc dữ liệu độc hại.
4. Theo Dõi Hoạt Động & Lịch Sử Chỉnh Sửa
Google Sheets lưu lại lịch sử chỉnh sửa, cho phép bạn giám sát ai đã thay đổi nội dung gì, vào thời điểm nào. Điều này giúp phát hiện nhanh các thao tác bất thường.
🔹 Cách kiểm tra lịch sử chỉnh sửa:
- Vào File > Version history (Lịch sử phiên bản) > See version history (Xem lịch sử phiên bản).
- Nếu phát hiện thay đổi bất thường, bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó.
🔹 Thiết lập thông báo khi file bị chỉnh sửa:
- Vào Tools > Notification rules (Quy tắc thông báo).
- Chọn nhận thông báo qua email khi có ai đó chỉnh sửa file.
5. Chống Sao Chép & Rò Rỉ Dữ Liệu
Nếu bạn không muốn người khác tải xuống, in hoặc sao chép dữ liệu từ Google Sheets, hãy sử dụng tính năng hạn chế sao chép.
🔹 Cách thiết lập:
- Vào File > Share > Advanced (Nâng cao).
- Tích vào tùy chọn “Disable options to download, print, and copy” (Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép).
Lưu ý: Dù có hạn chế này, người dùng vẫn có thể sao chép dữ liệu bằng cách thủ công (nhập lại hoặc chụp màn hình). Nếu dữ liệu cực kỳ nhạy cảm, hãy cân nhắc lưu trữ trong hệ thống bảo mật cao hơn.
6. Thực Hiện Sao Lưu Dữ Liệu Định Kỳ
Để phòng trường hợp file Google Sheets bị xóa, chỉnh sửa sai hoặc bị hack, bạn nên tạo bản sao lưu định kỳ:
🔹 Cách sao lưu dữ liệu:
- Tải file về máy dưới định dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV:
- File > Download > Microsoft Excel (.xlsx).
- Sử dụng Google Takeout để sao lưu toàn bộ dữ liệu Google Drive theo định kỳ.
- Nếu dữ liệu quan trọng, hãy lưu thêm một bản vào Dropbox, OneDrive hoặc máy chủ nội bộ.
Kết Luận
Bảo mật Google Sheets không chỉ đơn giản là đặt mật khẩu hay hạn chế chia sẻ. Nó đòi hỏi một chiến lược toàn diện từ quản lý quyền truy cập, xác thực danh tính, bảo vệ nội dung, giám sát hoạt động và sao lưu dữ liệu. Hãy áp dụng các biện pháp trên để bảo vệ thông tin của bạn khỏi rủi ro tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu.
